Guide interne · migration en cours

On passe à Infomaniak.Voici tout ce qu'il faut savoir.

Sunstice quitte Google pour une suite d'outils souveraine, européenne et respectueuse de nos données. Rien de compliqué : 3 actions de votre côté, et on vous guide pas à pas.

Voir mes 3 actions Pourquoi on migre

À faire avant le mercredi 29 juillet, au soir

Le pourquoi

La souveraineté, on la met
aussi dans nos données.

Chez Sunstice, on se bat chaque jour pour la souveraineté énergétique : produire local, décentralisé, durable. Nos outils numériques doivent suivre la même logique. On quitte donc Google pour Infomaniak.

« Déployer une énergie décentralisée, c'est retrouver notre souveraineté. Nos données, c'est pareil : elles doivent nous appartenir. »

Ludovic Mineau — Président-fondateur de Sunstice

Indépendant & européen

Infomaniak est une entreprise indépendante, basée en Suisse. Nos données sont hébergées en Europe, pas chez un géant américain.

Respect de la vie privée

Pas de revente de données, pas de publicité. Un modèle qui respecte la confidentialité de notre travail et de nos clients.

Écologique

Data centers parmi les plus sobres d'Europe. Cohérent avec ce que nous défendons sur le terrain.

Les mêmes outils

kMail, kDrive, kChat, kMeet. Vous ne perdez rien : tout est copié.

L'essentiel

Vos 3 actions avant le 29 juillet.

Vous avez jusqu'au mercredi 29 juillet, au soir. Ce qui n'est pas au bon endroit à cette date ne sera pas repris lors de la bascule du 2 août. Le reste — la bascule technique — on s'en occupe.

Le plus urgent · cette semaine

Rapatriez vos fichiers de travail

Tout ce qui est professionnel et qui traîne dans votre Drive perso (« Mon Drive ») doit remonter dans les Drives partagés de l'entreprise, au bon endroit.

Ouvrez « Mon Drive » et l'onglet « Partagés avec moi ».
Chaque document pro : déplacez-le là où un collègue irait le chercher (pas là où c'est pratique pour vous).
Un doute sur l'emplacement ? Déposez-le dans le dossier « À TRIER » du Drive partagé — on rangera ensemble.

Ne tardez pas : faites-le dès cette semaine. Plus on s'y prend tôt, plus on a le temps de régler les cas particuliers avant le 29.

Les bonnes pratiques de rangement (nommage, doublons, pro vs perso) sont détaillées plus bas.

≈ 10 minutes

Créez votre compte Infomaniak

Vous allez recevoir une invitation par e-mail. Elle vous permet de créer votre compte en quelques minutes.

Ouvrez l'invitation et suivez le lien.
Créez votre mot de passe (un vrai, unique — idéalement dans un gestionnaire de mots de passe).
Activez la double authentification (2FA) : c'est obligatoire et ça protège votre compte. L'app Infomaniak Authenticator (kAuth) est la plus simple.
Conservez vos codes de secours en lieu sûr.

La 2FA, c'est le petit geste qui protège tous nos mails et documents. On la met en place une fois, et c'est réglé.

Activer la 2FA Infomaniak Authenticator (kAuth)

Pendant que Google marche encore

Remplacez vos connexions « Se connecter avec Google »

Sur beaucoup de sites, vous vous connectez en cliquant « Se connecter avec Google » avec votre adresse @sunstice.fr. Après la bascule, ce bouton cessera de fonctionner. À faire pendant que Google marche encore :

Listez vos connexions sur myaccount.google.com/connections — c'est votre liste de travail.
Pour chaque service : connectez-vous, allez dans Paramètres / Sécurité et « définir un mot de passe » (ou « mot de passe oublié » avec votre adresse @sunstice.fr).
Vous vous connecterez ensuite par e-mail + mot de passe, sans Google.

Pensez surtout aux réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook…) et aux outils de travail (Notion, Canva…).

Si vous utilisez Google Authenticator (codes à 6 chiffres) : ne touchez à rien et prévenez Ludovic d'abord — il y a une manip pour ne pas perdre vos codes.

Prise en main

Se connecter & installer les apps.

Tout se fait depuis le navigateur, et il existe une app pour chaque outil (ordi + mobile). Cherchez toujours l'éditeur « Infomaniak Network SA » pour être sûr.

Sur ordinateur (web)

Vos mails : mail.infomaniak.com
Fichiers & réglages : ksuite.infomaniak.com
Compte & 2FA : manager.infomaniak.com

kDrive Bureau (important)

L'app kDrive pour ordinateur remplace l'ancienne synchro « Google Drive pour ordinateur » : vos dossiers partagés apparaissent directement dans votre explorateur de fichiers.

Sur mobile

Installez Infomaniak Mail, kDrive et kChat depuis l'App Store ou Google Play, puis connectez-vous avec votre compte.

Vos mails ne bougent pas

Vos anciens mails sont importés, et votre ancienne adresse continue de recevoir. La bascule est transparente : rien à faire le jour J.

Infomaniak Mail

PC · Mac · iOS · Android

kDrive

PC · Mac · Linux · mobile

kChat

PC · Mac · iOS · Android

Activer la 2FA

Tuto officiel

Vos e-mails

Une règle unique pour tous.

Fini les adresses dans tous les sens. À partir de la migration : 2 premières lettres du prénom + 1^re lettre du nom@sunstice.fr. Votre ancienne adresse continue de recevoir (alias) — vous ne perdez aucun mail. On envoie désormais avec la nouvelle.

2 lettres du prénom + 1 lettre du nom + @sunstice.fr

Exemple : Marie Dupont → mad@sunstice.fr

Votre adresse change ? Votre ancienne adresse est conservée en alias et continue de recevoir vos messages : aucun mail perdu. Vous envoyez simplement avec la nouvelle. Rien à faire maintenant — chacun recevra sa propre adresse, et un modèle de signature vous sera fourni.

Bonnes pratiques

Ranger le Drive : le pro d'un côté,
le perso de l'autre.

Un rangement propre, c'est du temps gagné pour toute l'équipe — et zéro fichier perdu quand quelqu'un s'absente ou part.

Le pro va dans les Drives partagés

Clients, chantiers, devis, photos, docs techniques, admin, factures, contrats… Le fichier appartient à Sunstice et reste accessible à ceux qui en ont besoin.

Le perso reste perso

Votre « Mon Drive » ne contient QUE vos notes strictement personnelles. Un fichier de travail dans un perso = introuvable pour les collègues.

Une seule version de référence

Pas de copies multiples dans son coin. Le Drive partagé est LA source unique. On ne garde pas « sa » copie.

Nommez pour retrouver

Datez en AAAA-MM-JJ, nommez clairement (client + objet, pas « scan0234.pdf »). Respectez l'arborescence.

Souveraineté, jusqu'au bout : ne laissez pas de documents Sunstice sur des clouds tiers (OneDrive/Microsoft, Google perso…). Nos documents vivent et se travaillent sur kDrive — c'est le seul espace autorisé pour la conservation et le travail.

Messagerie interne

kChat remplace WhatsApp.

WhatsApp mélange le pro et le perso, ne garde aucun historique fiable, et nos échanges de travail y sont hors de notre contrôle. On passe à kChat : la messagerie d'équipe intégrée à Infomaniak, l'équivalent souverain de Slack ou Teams.

Comment ça marche

Des canaux par thème / équipe / chantier (comme les groupes WhatsApp, en mieux rangé). Messages directs, groupes, partage de fichiers jusqu'à 100 Mo.

Les canaux prévus

Général (toute l'entreprise) · par équipe (SunTeam) · par chantier quand c'est utile (suivi / photos, client éventuellement invité).

Le bon réflexe

kChat = discussion instantanée, comme un coup de fil. Ce n'est pas l'outil d'archivage : les documents et le suivi vont dans kDrive et Notion.

On y va ensemble

Installez l'app, rejoignez les canaux, et on abandonne progressivement WhatsApp pour le pro. Un seul endroit, maîtrisé, pour nos échanges.

Découvrir kChat Guide de démarrage

Quel outil pour quoi

Le bon outil au bon endroit.

Pour que l'info soit toujours là où on la cherche. Nos usages vont continuer d'évoluer (ERP, gestion de projet, wiki), mais la logique reste la même.

Pour…	On utilise	À retenir
Échanges internes rapides	kChat	Remplace WhatsApp. Instantané, pas d'archivage.
Fichiers & documents	kDrive	Tout le pro, dans les Drives partagés. Jamais dans le perso.
E-mails	kMail	Surtout pour l'externe. En interne : à réduire au profit de kChat.
Tâches, chantiers, suivi, wiki	Notion	Pour l'instant. Évoluera vers nos outils ERP / gestion de projet et un vrai wiki.
Visio	kMeet	Réunions en ligne, sans installation lourde.

Deux habitudes à prendre : réduire les mails internes (un kChat suffit souvent), et abandonner WhatsApp pour le travail. Moins d'outils, mieux utilisés.

Pour aller plus loin

Les meilleurs tutos Infomaniak.

Les guides d'Infomaniak sont clairs et bien faits. Voici les plus utiles — le reste est dans leur centre d'aide.

Découvrir la kSuite

Vue d'ensemble des outils

Double authentification (2FA)

Activer et sécuriser son compte

Infomaniak Authenticator (kAuth)

La 2FA la plus simple

Démarrer avec kChat

Canaux, messages, fichiers

Installer kDrive

Ordinateur & mobile

Centre d'aide Infomaniak

Toutes les FAQ officielles

Questions fréquentes

On répond à vos questions.

Une question qui n'est pas là ? Posez-la — on l'ajoute. Cette FAQ va s'enrichir.

Vais-je perdre mes anciens mails ?

Non. La totalité de votre boîte est copiée vers Infomaniak, et votre ancienne adresse continue même de recevoir. Vous ne perdez rien.

Mon ancienne adresse (@sunstice.fr) fonctionnera-t-elle encore ?

Oui, en réception : elle devient un alias. Vous continuez à recevoir dessus. En revanche, on envoie désormais avec la nouvelle adresse (règle 2+1).

Dois-je faire quelque chose le jour de la bascule ?

Non. La bascule des mails est transparente : elle se fait de notre côté, le 2 août. Vos 3 actions, c'est ce qui compte avant le 29 juillet au soir.

Et sur mon téléphone ?

Installez les apps Infomaniak Mail, kDrive et kChat (App Store / Google Play), puis connectez-vous avec votre compte. Liens dans la section « Se connecter ».

Que devient WhatsApp ?

Pour le travail, on le remplace par kChat. WhatsApp perso, c'est votre affaire ; mais nos échanges pro passent sur kChat, mieux rangé et maîtrisé.

J'utilise Google Authenticator pour certains comptes. Que faire ?

Ne touchez à rien et prévenez Ludovic d'abord : il y a une manipulation particulière pour ne pas perdre vos codes lors du changement.

Où mettre les photos de chantier ?

Dans le dossier du chantier concerné, sur le Drive partagé (kDrive) — jamais dans un Drive perso. En cas de doute sur l'emplacement : dossier « À TRIER », on range ensemble.

Une autre question ?

Écrivez à Ludovic ou passez le voir. On complète cette FAQ au fil de vos retours.

La souveraineté, on la metaussi dans nos données.